Sokan – ügyfelek és könyvelők egyaránt – nincsenek tisztában azzal, hogy a könyvelési adatok, melyek egy könyvelőprogram mentésében szerepelnek, az ügyfél tulajdonát képezik. Amennyiben az ügyfél nem szeg szerződést (pl. nincs elmaradt díjfizetés), a könyvelő köteles a mentést átadni. Ennek megtagadása – főleg, ha az ügyfél ebből kárt szenved – jogi következményekkel járhat, és peres eljárás esetén az ügyfél jó eséllyel meg is nyeri az ügyet.
Ha viszont az ügyfél szerződésszegést követ el, például nem fizet, a könyvelő visszatarthatja az adatokat a Polgári Törvénykönyv 6:139. § (1) alapján, mivel ezek ilyenkor zálogként kezelhetők.
A téma jelentősége nő
Az adatok szerepe az adóhatósági vizsgálatokban egyre hangsúlyosabb. A NAV már rendelkezik több elterjedt könyvelőprogram licencével, így a programfájlok és mentések közvetlen feldolgozása is megvalósítható, jóval hatékonyabban, mint papíralapú dokumentumokkal.
A PDF vagy kinyomtatott anyagok nem egyenlők a feldolgozható adatokkal. A mentés visszatartásának gyakran tévhiteken alapuló indokait érdemes tisztázni.
Gyakori tévhitek és a tények
-
„Nem írtuk le, hogy át kell adni az adatokat.”
Az ügyfél által szolgáltatott és a könyvelés során keletkezett adatok az ügyfél tulajdonát képezik, függetlenül attól, hogy erről született-e külön megállapodás. -
„Félünk, hogy az adatokat visszaélésre használják.”
A könyvelői hibák vagy szabálytalanságok nem képezhetnek alapot az adatok visszatartására. Az adatátadás nem jelenti a könyvelő szakmai felelősségének megszűnését. -
„Ezek szellemi terméknek számítanak.”
A nyers adatok, főkönyvi kivonatok, naplók, nyilvántartások nem minősülnek szellemi alkotásnak, ezért nem védi őket szerzői jog. -
„Az új könyvelő nem is tudja megnyitni a mentést.”
Lehet, hogy jelenleg nem tudja – de később beszerezheti a szoftvert, vagy konvertálható a fájl. Ettől még a mentés átadása kötelező. -
„A szoftver nem adható tovább.”
Nem is a szoftvert kell átadni, csak az adatokat, amelyeket a program exportálhat – ez néhány kattintás csupán. -
„Ez csak egy trükk, hogy bosszantsanak minket.”
Az adatmentés átadása a korrekt üzleti gyakorlat része, és valójában megkönnyítheti az elszámolást, lezárást is. -
„A NAV-nak se kellenek ezek az adatok.”
A NAV egyre gyakrabban kér programból származó, struktúrált adatokat, nem csupán papírt vagy PDF-et. -
„Több millió forintot kéne fizetni a mentésért.”
Arányos díj kérhető az átadásért, de extrém összeg nem indokolható, főleg ha a mentés technikailag néhány perc alatt előállítható. -
„Ez az én munkám eredménye, lenyúlják!”
A könyvelés az ügyfél megbízásából készült, az adatok feletti tulajdonjog őrá száll vissza a szerződés lezárásával. -
„PDF-ből is lehet dolgozni.”
Igaz, de az adatmentésből történő visszatöltés sokkal hatékonyabb. Időt és költséget takarít meg, mindkét félnek. -
„Mások se adják át.”
A legtöbb, nagy múltú könyvelőiroda gond nélkül átadja az adatokat – ez a szakma bevett, elvárt gyakorlata.
Összegzés
Az adatok visszatartása csak akkor indokolt, ha az ügyfél szerződést szeg – például nem fizet. Minden más esetben a könyvelő kötelessége a mentés átadása. Ez nem csak szakmai minimum, hanem jogi kötelezettség is lehet. Érdemes tisztességesen, írásban rögzíteni a folyamatot, mert ezzel elkerülhetők a félreértések, és minden fél érdeke védhető marad.
