TB-kifizetőhelyek működtetése és ellenőrzése
A 100 főnél nagyobb biztosítotti állományt hosszabb távon foglalkoztató vállalatok számára jogszabály írja elő saját TB-kifizetőhely létrehozását. Ezek a szervezeti egységek felelnek a munkavállalók pénzbeli egészségbiztosítási ellátásainak megállapításáért és folyósításáért. A működésüket a hatóság ötévente ütemezetten ellenőrzi, ami kiemelt jelentőségű megfelelőségi terület minden nagyvállalat számára.
Kötelezettségek és vezetői kockázatok
TB-kifizetőhelyet kell alapítani, ha a biztosítottak száma fél éven át eléri vagy várhatóan meghaladja a 100 főt. A bejelentést az illetékes kormányhivatal felé haladéktalanul meg kell tenni. A működtetés nem csak jogszabályi kötelezettség – a pontatlan vagy hibás eljárás közvetlen pénzügyi és reputációs kockázat a vállalat számára.
A jog lehetőséget biztosít kifizetőhely létesítésére 100 fő alatt is, de ennek engedélyezése hatósági mérlegelés tárgya.
Minden, a kifizetőhely működését érintő változást – legyen az székhely-, név-, szervezeti vagy felelősi módosítás – a hatóság felé be kell jelenteni. Ezt a megfelelőségi környezetben célszerű belső kontrollokkal támogatni.
Belső vagy kiszervezett működés?
A TB-feladatok ellátása kiszervezhető, akár kötelezően működtetett, akár önként vállalt kifizetőhelyről van szó. Fontos azonban, hogy a törvényi felelősség minden esetben a foglalkoztatónál marad. Hibás adatszolgáltatás, hibás ellátás-megállapítás vagy késedelem esetén a felelősség és az esetleges szankció a vállalatot terheli.
Ezért stratégiai döntés, hogy a feladatot:
- belső kompetenciával, megfelelően képzett munkatársakkal,
- vagy külső szakértői támogatással látja el a vállalat.
Mindkét esetben kulcsfontosságú a folyamatok átláthatósága és dokumentáltsága.
A kötelező TB-ellenőrzés – mit vár el a hatóság?
Az ellenőrzés időpontját az ellenőr telefonon egyezteti, jellemzően néhány nappal a kezdés előtt. A vizsgálat két pilléren nyugszik:
1. Pénzügyi megfelelés
Az ellenőr minden vizsgált évből kijelöl legalább egy hónapot, és áttekinti:
- az ellátások elszámolásait,
- a pénztárnaplókat,
- a táppénzfizetési nyilvántartásokat,
- a bérösszesítőket.
A vizsgálat során további dokumentumok bemutatását is kérhetik (pl. orvosi igazolások, bérkartonok, utalási listák).
Szükség lehet az érintett munkavállalók személyi dokumentumaira is, úgymint munkaszerződések vagy biztosítási jogviszony-igazolások.
2. A bérszámfejtett ellátások ellenőrzése
Ez a teljes, öt évre kiterjedő időszakot érinti, és az ellenőrök munkamódszere eltérő lehet. Ennek megfelelően javasolt előzetes egyeztetés, hogy pontosan milyen dokumentumokat kérnek (pl. TB-kiskönyv, határozatok, nyilatkozatok, társhatósági levelezések).
A vállalaton belüli folyamatok hatékonyságát jelentősen növeli, ha a segélyezési dossziék (tasakok) már az ellenőrzés előtt strukturáltan összeállításra kerülnek.
Naprakész szabályozás és 2023 óta érvényes változások
A szakmai útmutatók és aktuális szabályváltozások legmegbízhatóbban a Magyar Államkincstár felületén érhetők el.
- július 1-jétől jelentős változás lépett életbe:
A korábbi EB23 és több OSAP jelentés megszűnt, helyette a kifizetőhely minden hónap 20-áig új, elektronikus formátumú adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Az új rend az első alkalommal a 2023. júliusban folyósított ellátásokra vonatkozóan, 2023. augusztus 20-án vált esedékessé.
Ha szeretnéd, készítek hozzá:
- egyoldalas executive summaryt,
- vezetői prezentációs diasort,
- vagy belső vállalati tájékoztatót HR/Finance vezetők számára.
